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厦门会议策划会务服务公司的工作内容包含哪些?「大释界会议」
更新时间:2019-10-29 12:41  浏览量:  

  厦门作为会议会展旅游名城,越来越多的全国各地会议选择了厦门,那么作为厦门会议服务机构该怎么做好专业对接呢?厦门会议策划会务服务公司的工作内容又包含哪些?

  当会议策划公司或者活动策划公司在接到甲方case后,首要的任务就是进行提前对会议的会前、会中、会后进行周密的策划,同时要考虑宣传、布置、设计、物料、邀约、如果有旅游活动,还要考虑餐饮、住宿、接送安排等一系列,可以说会议策划是一项甚是周密的系统工作,需要怎么做应该下面来看下:

  1、在会议开始之前,全局性的总体策划还得由主办方来做,做出会议进程“时间进度表”,除了电话联系外,需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或者通知单,邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。

  2、会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,主办方还得负责收取会务费。

  3、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段约束双方的合作关系。

  4、主办方必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。

  5、在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。

  6、正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。

  7、报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协调解决,避免酒店和您不必要的麻烦。

  8、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。



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